Mikor valakit megbíznak egy rendezvény megszervezésével, akkor onnantól kezdve igen összetett feladat ellátásáért felel az illető. Fontos összeállítani a vendéglistát, a többféle menüsort, gondoskodni kell a rendezvény helyszínéről, ami esetében manapság gyakori a rendezvénysátor bérlés igénybe vétele.
Ezek mellett gondolni kell a résztvevők megfelelő invitálására, az időben történő cateringgel foglalkozó cégek megkeresésére és a sátorbérléssel foglakozó vállalatok ajánlatkérésére is. Annak érdekében, hogy minden a megfelelő időben legyen kész, akár hetekkel vagy néhány hónappal a meghirdetett időpont előtt lehet kezdeni a szervezési munkálatokat. Hiszen az ételigények felméréséhez és a kiválasztott menük megrendeléséhez is több hét szükséges, a megfelelő méretű és stílusú rendezvénysátor bérlése is időbe telik. Ezek mellett ki kell választani a sátorbérlés során kért bútorokat is, melyek a kényelmet biztosítják a vendégek számára. Egy jó szervező pedig mindenre gondol, így a speciális igényekre, egyéni kérésekre és a dekorációra, fény és hangtechnikára is. Valamint, az évszaktól függően, hűtő és fűtő berendezésre is szüksége lehet, ami a kellemes klímáért felel a nagy napon. Mindent egybe véve nincs könnyű dolga egy szervezőnek, viszont a vendégek elégedettsége mindennél fontosabb és többet is ér.
